Thực hiện Công văn số 1299/SNV-VTLT ngày 18/5/2022 của Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa về việc lập hồ sơ điện tử và lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ
sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; nhằm âng cao chất lượng, hiệu quả của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ
sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, UBND thành phố vừa có văn bản số 2551/UBND-NV ngày 6/6/2022 về lập hồ sơ điện tử và nộp lưu
hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ
quan trên hệ thống quản lý tài
liệu điện tử, theo đó đề nghị các cơ quan, tổ chức,
đơn vị, UBND các xã, phường (gọi tắt là các cơ quan, đơn vị) trong quá trình lập
hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Phần mềm EOffice cần quan tâm một số nội dung sau:UBND thành phố đề nghị các cơ quan, tổ chức,
đơn vị, UBND các xã, phường (gọi tắt là các cơ quan, đơn vị) trong quá trình lập
hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Phần mềm EOffice cần quan tâm một số nội dung sau:
1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu
trữ cơ quan
a) Đối với Danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của pháp
luật về công tác văn thư;
- Danh mục hồ sơ được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, đơn vị trên
E-Office.
b) Đối với việc lập hồ sơ
- Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hành của
cơ quan, đơn vị trên E-Office;
- Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực
hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
c) Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn;
- Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện
theo quy định của pháp luật về công tác văn thư
2. Các bước lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
a) Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ
2
- Người đứng đầu cơ quan, đơn vị ban hành Danh mục hồ sơ theo
Mẫu Danh mục hồ sơ quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và cập nhật trên E-Office;
- Thực hiện cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân
trên E-Office;
- Cá nhân tự cập nhật bổ sung danh mục hồ sơ phát sinh trên E-Office.
b) Bước 2: Lập hồ sơ
- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật và lưu
những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin
đầu vào quy định tại Chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01
năm 2019 của Bộ Nội vụ trên E-Office bao gồm:
+ Văn bản đến;
+ Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ ( lần 1,2,3…);
+ Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình
quản lý điều hành, giải quyết công việc;
+ Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng xử lý công việc.
- Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ
+ Quá trình luân chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết văn bản đến;
+ Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo
soạn thảo văn bản đi.
- Kết thúc hồ sơ
+ Khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ thực hiện rà soát lại
toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ (chỉnh sửa, bổ sung
mục lục văn bản đảm bảo trùng khớp với văn bản trong hồ sơ; cập nhật, bổ sung
những văn bản, tài liệu liên quan chưa được đưa vào hồ sơ)
+ Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị về Danh mục hồ sơ, thành phần
hồ sơ nộp lưu hàng năm của đơn vị và hoàn thiện theo ý kiến chỉ đạo;
+ Kết xuất dữ liệu quản lý văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ
thành định dạng PDF và lưu hồ sơ;
+ Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của EOffice.
c) Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
Việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo trình tự, thủ tục quy
định tại Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về
công tác văn thư
3. Triển khai thực hiện lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào
Lưu trữ cơ quan trên phần mềm E-Office
Hiện nay, Sở Thông tin và Truyền thông đang cập nhật Phần mềm quản lý
văn bản và điều hành E-Office theo Thông báo số 834/STTTT-CNTTBCVT
ngày 04/4/2022 về việc thông báo lịch cập nhật bản nâng cấp phần mềm Quản lý
văn bản và điều hành. Phần mềm E-Office bản mới nâng cấp đã được bổ sung chức
năng lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
Văn phòng HĐND&UBND thành phố tiếp tục phối hợp với Phòng Nội vụ
thành phố rà soát các chức năng lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu
trữ cơ quan trên hệ thống E-Office đảm bảo các bước theo quy trình và việc kết
xuất dữ liệu sang định dạng quy định để lưu trữ. UBND thành phố đề nghị các cơ
quan, đơn vị nghiêm túc thực hiện
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGNỘP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN