Bảo
hiểm xã hội Việt Nam bắt đầu triển khai phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử
phiên bản 1.0, phấn đấu đến năm 2025, 100% hồ sơ, tài liệu của ngành
được số hoá.
Ảnh minh họa
Theo
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam Nguyễn Thị Hà, tính đến hết
tháng 9/2018, tổng số hồ sơ hưởng BHXH đang lưu trữ là 4.636.753 hồ sơ
đã được thực hiện số hoá và chia sẻ đến BHXH các tỉnh, thành phố.
Bà
Nguyễn Thị Hà đánh giá, công tác khai thác hồ sơ điện tử trên môi
trường mạng đã đáp ứng rất tốt nhu cầu công việc, thay thế hoàn toàn
việc khai thác thủ công. Cán bộ lưu trữ thay vì phải trực tiếp vào kho
rút hồ sơ thì nay chỉ cần truy cập vào phần mềm tìm kiếm và in hồ sơ cần
khai thác giảm thời gian khai thác hồ sơ đang tìm kiếm bằng giờ, ngày
sang tính bằng phút...
Ngày
16/10, BHXH Việt Nam đã tổ chức triển khai phần mềm “Lưu trữ Hồ sơ Điện
tử 1.0” nhằm cung cấp công cụ quản lý, tìm kiếm toàn bộ hồ sơ đã được
số hóa trên giao diện; thao tác nhanh chóng, dễ dàng. Cho phép tìm kiếm
hồ sơ theo trường dữ liệu, theo nội dung hồ sơ, xem file hình ảnh rõ
nét. Trạng thái xử lý phiếu yêu cầu, thông tin trên phiếu yêu cầu nhanh
chóng và danh mục văn bản yêu cầu đều cho kết quả như mong muốn. Đảm bảo
an toàn dữ liệu, lưu trữ song song một kho hồ sơ giấy và một kho hồ sơ
điện tử đặc biệt trong điều kiện thời tiết, thiên tai và hỏa hoạn diễn
biến phức tạp. Cho phép báo cáo thống kê, số lượng chủng loại hồ sơ lưu
trữ (theo các trường định nghĩa) trên các giao diện phần mềm nhanh
chóng, dễ dàng, góp phần cải cách thủ tục hành chính.
Hiện
đã có 36 BHXH tỉnh, thành phố đã và đang tổ chức thực hiện công tác
chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhằm xác định rõ tổng số hồ sơ, thời
hạn bảo quản (vĩnh viễn, 70 năm, 50 năm, 20 năm, 10 năm) và tài liệu
loại, xác định giá trị, thống kê, lập cơ sở dữ liệu quản lý, phục vụ tra
tìm và khai thác sử dụng kịp thời và nhanh chóng.
Thời
gian tới, BHXH Việt Nam tiếp tục tổ chức triển khai lưu trữ hồ sơ điện
tử đối với hồ sơ hưởng BHXH, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa
hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên. Bảo đảm
hạ tầng kỹ thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân
phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoặc loại hủy (khi hết giá trị) tài
liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động nghiệp vụ...
Theo baochinhphu.vn